Datenschutz­erklärung

Hier steht, welche Daten Postfrei verarbeitet, wofür und wie lange. Die Erklärung gilt für diese Website, die Web-App unter /app und die Handy-App. Stand: November 2026.

1. Verantwortlicher

Sam Frederick Müller
Am Hoffeld 2
83703 Gmund am Tegernsee
E-Mail: postfrei@thequeerspot.de

Postfrei ist ein privates, nicht-kommerzielles Projekt. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da keine Pflicht dazu besteht.

2. Hosting

Website, App-Server, Datenbank und Mailserver laufen auf einem gemieteten Server der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, im Rechenzentrum in Nürnberg. netcup verarbeitet die Daten nur in unserem Auftrag; dafür besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Aufruf der Website und der Web-App

Beim Aufruf speichert der Webserver (nginx) technisch notwendige Angaben in Protokolldateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge und die Kennung deines Browsers. Das dient dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.

Der Postfrei-App-Server selbst protokolliert keine IP-Adressen und keine aufgerufenen Adressen, sondern nur technische Fehler.

Die Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Werbedienste und lädt keine Inhalte von anderen Servern. Schriften und Bilder kommen vom eigenen Server.

4. Speicherung auf deinem Gerät

Die App speichert auf deinem Gerät nur, was für die Funktion nötig ist: deinen Anmeldeschlüssel, damit du angemeldet bleibst, deine Darstellungs-Einstellung (hell/dunkel) und ob du die Einführung schon gesehen hast. In der Handy-App liegt das im geschützten Speicher des Betriebssystems, in der Web-App im lokalen Speicher des Browsers (localStorage). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Beim Abmelden wird der Anmeldeschlüssel gelöscht; den Rest kannst du über die App- bzw. Browserdaten löschen.

Damit sich Website und Web-App installieren lassen und schneller starten, legt dein Browser außerdem die Programmdateien von Postfrei (Skripte, Schriften, Symbole und Bilder dieser Website) in einem Zwischenspeicher ab (Service Worker). Konto-, Postfach- oder Mail-Daten werden dort nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist ebenfalls § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; löschen kannst du den Zwischenspeicher über die Browserdaten oder durch Deinstallieren der App.

5. Dein Postfrei-Konto

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Anzeigename und Profilfarbe, Passwort (nur als scrypt-Hash), deine Einstellungen, ob deine E-Mail bestätigt ist und mit welchem Einladungscode du dich registriert hast.
• Angemeldete Geräte: eine Gerätebezeichnung (z. B. „iPhone“ oder „Firefox auf Windows“), Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Aktivität. Keine IP-Adresse, kein Standort. Sitzungsschlüssel speichern wir nur als Hash.
• Zwei-Faktor-Anmeldung (freiwillig): der geheime Schlüssel für deine Authenticator-App (verschlüsselt) und deine Notfall-Codes (nur als Hash).

Zweck ist die Bereitstellung von Postfrei (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten bleiben gespeichert, bis du dein Konto im Profil löschst oder es vom Admin entfernt wird.

6. E-Mails von Postfrei

Postfrei schickt dir Mails zur Bestätigung deiner Adresse, Codes zum Zurücksetzen des Passworts und – nur wenn du sie einschaltest – eine tägliche Sammel-Mail (mit Absendern und Betreffzeilen aus deinem Ordner „Postfrei“) und einen Wochenrückblick. Der Versand läuft über den eigenen Mailserver auf demselben Server (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sammel-Mail und Wochenrückblick kannst du im Profil jederzeit abschalten. Der Mailserver führt technische Versandprotokolle (Absender, Empfänger, Zeitpunkt), die automatisch fortlaufend überschrieben werden.

7. Verbundene Postfächer

Wenn du ein Postfach verbindest, speichern wir: die E-Mail-Adresse, den Anbieter, die Serveradressen und deine Zugangsdaten – je nach Anbieter ein App-Passwort, dein Postfach-Passwort oder bei Outlook einen Anmeldeschlüssel von Microsoft. Zugangsdaten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.

Beim Scan liest Postfrei aus den Mails der letzten 6 Monate in deinem Posteingang nur die Kopfzeilen Absender, Empfänger (To, Delivered-To), Antwortadresse (Reply-To), Betreff, Datum, List-Unsubscribe, List-Id und das Prüfergebnis deines Mailanbieters zur Echtheit des Absenders (Authentication-Results) sowie die Markierung, ob eine Mail gelesen ist – keine Inhalte und keine Anhänge. Gespeichert werden je Absender: Adresse und Name, eine automatisch ermittelte Kategorie, Anzahl und Zeitraum der Mails, wie viele davon gelesen sind, an welche deiner Wegwerf-Adressen sie gingen, bis zu fünf Betreffzeilen, die Abmelde-Angaben, dein Status (z. B. „abgemeldet“) sowie wöchentliche Anzahlen für das Diagramm.

Abo-Kosten (nur wenn du sie im Profil einschaltest): Beim Scan erkennt Postfrei Rechnungs- und Zahlungs-Mails von rund 25 bekannten Abo-Diensten (z. B. Netflix, Spotify, Apple, Disney+) an Absender und Betreff. Nur von diesen Mails wird der Inhalt gelesen – je Dienst höchstens die drei neuesten –, um den Betrag zu finden. Gespeichert werden je Dienst nur Name, Betrag, Währung, Rhythmus, Datum der letzten Zahlung und die Anzahl der gefundenen Rechnungen. Schaltest du die Funktion aus, werden diese Angaben sofort gelöscht.

Phishing-Warnung: Beim Scan prüft Postfrei anhand dieser Kopfzeilen, ob eine Mail der letzten 30 Tage sich als bekannte Firma ausgibt, aber nicht von deren Adresse kommt (z. B. „paypa1-konto.com“). Das betrifft alle Mails im Posteingang, nicht nur Newsletter. Für deutlich verdächtige Mails speichern wir Absender, Betreff, Datum und den Grund der Warnung, bis die Mail aus dem Posteingang verschwindet, höchstens aber 30 Tage. Beim Öffnen einer Mail werden zusätzlich ihre Links geprüft; das Ergebnis wird nicht gespeichert.

Großputz (nur wenn du die Analyse startest): Postfrei liest von allen Mails im Posteingang Absender, Datum und Größe – keine Inhalte. Gespeichert werden die bis zu 200 Absender mit dem meisten Speicherplatz (Adresse, Name, Anzahl, Größe, Datum der ältesten Mail) sowie die Gesamtgröße deines Posteingangs und, falls dein Anbieter sie mitteilt, die Belegung deines Postfachs. Eine neue Analyse ersetzt die alte.

Aufräum-Regeln: Gespeichert werden die Absender-Adressen oder Domains, die Anzahl Tage und wann die Regel zuletzt lief und wie viele Mails sie verschoben hat. Einmal täglich verschiebt Postfrei passende Mails, die älter sind, aus dem Posteingang in den Papierkorb; mit Stern markierte Mails bleiben liegen.

Beim Öffnen einer Mail wird ihr Inhalt in diesem Moment aus deinem Postfach geladen, bereinigt (ohne Skripte) und angezeigt. Er wird nicht gespeichert.

Auf deine Anweisung handelt Postfrei in deinem Postfach: Es meldet dich bei Absendern ab (über deren Abmelde-Adresse im Web oder per Abmelde-Mail von deiner Adresse), verschiebt Mails in den Papierkorb (auch per Großputz und Aufräum-Regeln) oder in den Ordner „Postfrei“ und legt – wenn dein Mailserver das unterstützt – einen Filter („Sieve“) mit den Adressen blockierter und für später gemerkter Absender an. Beim Entfernen des Postfachs oder Löschen des Kontos entfernt Postfrei diesen Filter wieder.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit dabei Daten der Newsletter-Absender verarbeitet werden, stützt sich das auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (dein Interesse, dein Postfach zu ordnen). Alles wird gelöscht, wenn du das Postfach entfernst oder dein Konto löschst. Deine Mails bei deinem Anbieter bleiben dabei unberührt.

8. Wegwerf-Adressen

Wenn der Server dafür eingerichtet ist, kannst du Wegwerf-Adressen anlegen. Jede ist eine Weiterleitung (Alias) auf dem eigenen Mailserver an eines deiner Postfächer. Gespeichert werden die Adresse, deine Bezeichnung, das Ziel-Postfach, ob sie aktiv ist, und das Erstelldatum. Mails an die Adresse laufen über den Mailserver und werden an dein Postfach zugestellt, aber von Postfrei nicht gespeichert. Löschst du eine Adresse oder dein Konto, wird die Weiterleitung auf dem Mailserver entfernt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9. Gemeinsame Auswertungen

Postfrei zeigt zwei Auswertungen über alle Nutzer, beide nur als Summen und nur, wenn mindestens drei Personen beteiligt sind, damit kein Rückschluss auf Einzelne möglich ist:

• „Hält sich dran“-Quote: Für eine Absender-Domain wird gezählt, wie oft Abmeldungen eingehalten oder ignoriert wurden. In der App siehst du nur die Quote, die Zahl der eingehaltenen und ignorierten Abmeldungen und wie viele Personen beteiligt sind – nie, wer.
• Gemeinsamer Zähler: Anzahl der Nutzer, Anzahl der Abmeldungen und eingesparte Newsletter pro Monat. Diese drei Zahlen erscheinen in der App und auf der Startseite dieser Website.

Postfach-Score und Rangliste: Dein Score (0–100) wird bei jedem Abruf aus deinen Scan-Ergebnissen berechnet und nicht gespeichert. Nur wenn du bei der Rangliste mitmachst, sehen andere Teilnehmende der Rangliste deinen Anzeigenamen und deinen Score – sonst nichts. Du kannst das jederzeit im Profil bzw. auf der Score-Seite ausschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung).

Rechtsgrundlage für Quote und Zähler ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Alle Nutzer haben ein Interesse daran zu erfahren, welche Absender Abmeldungen ignorieren. Die Zahlen werden bei jedem Abruf neu aus den vorhandenen Daten berechnet und nicht gesondert gespeichert.

10. Bilder in Mails

Im Profil wählst du, wie Bilder in geöffneten Mails geladen werden:

• Sicher (Standard): Der Postfrei-Server lädt die Bilder stellvertretend beim Absender und gibt sie an die App weiter. Der Absender sieht die Adresse des Servers statt deiner IP-Adresse und deines Geräts; dass und wann ein Bild abgerufen wurde, kann er trotzdem erkennen. Erkannte Tracking-Pixel werden vorher entfernt. Die Bilder werden nicht dauerhaft auf dem Server gespeichert.
• Aus: Es werden keine Bilder von fremden Servern geladen.
• Direkt: Bilder werden direkt vom Server des Absenders geladen. Er erhält dann deine IP-Adresse und Angaben zu deinem Gerät.

11. Anmeldung bei Outlook / Hotmail

Für Outlook-Postfächer meldest du dich direkt bei Microsoft an. Postfrei erhält dabei nur einen Anmeldeschlüssel für den Zugriff auf dein Postfach, nicht dein Microsoft-Passwort. Für die Anmeldung selbst ist Microsoft verantwortlich; es gilt die Datenschutzerklärung von Microsoft.

12. Push-Benachrichtigungen

Nur wenn du Push im Profil einschaltest und es auf deinem Handy erlaubst, speichern wir ein Geräte-Kennzeichen (Push-Token). Benachrichtigungen – etwa „3 neue Newsletter gefunden“ der Name eines Absenders, der deine Abmeldung ignoriert, oder eine Phishing-Warnung mit Absendername und Grund – werden über den Push-Dienst von Expo (650 Industries, Inc., USA) und von dort über Apple bzw. Google an dein Gerät zugestellt. Expo ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit im Profil oder in den Handy-Einstellungen widerrufen kannst.

13. Empfänger

Daten gehen nur an: netcup als Hoster (Abschnitt 2), deinen eigenen Mail-Anbieter (beim Zugriff auf dein Postfach), Newsletter-Absender (bei Abmeldungen und – je nach Bildmodus – beim Laden von Bildern), Microsoft (bei Outlook) und Expo, Apple bzw. Google (bei Push). Wer Admin von Postfrei ist, sieht in der Verwaltung von allen Nutzern Name, E-Mail-Adresse (und ob sie bestätigt ist), Registrierungsdatum, verwendeten Einladungscode sowie die Anzahl der Postfächer und Abmeldungen. Technisch hat der Betreiber des Servers Zugriff auf alle dort gespeicherten Daten. Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt.

14. Speicherdauer

Kontodaten, Postfach-Zugänge, Scan-Ergebnisse, Großputz-Analyse, Aufräum-Regeln und Wegwerf-Adressen bis zur Löschung des Postfachs, der Adresse bzw. des Kontos; Abo-Kosten bis du die Funktion ausschaltest; Phishing-Warnungen höchstens 30 Tage; Codes zum Zurücksetzen des Passworts 15 Minuten; Webserver-Protokolle 7 Tage; Versandprotokolle des Mailservers, bis sie fortlaufend überschrieben werden. In Sicherungskopien des Servers können Daten noch bis zu deren Überschreibung enthalten sein.

15. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Vieles geht direkt in der App: Profil bearbeiten, Postfächer entfernen, Konto löschen. Sonst genügt eine Mail an postfrei@thequeerspot.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

16. Sonstiges

Die Nutzung von Postfrei ist freiwillig; ohne Konto und Postfach-Zugang funktioniert die App aber nicht. Die Einordnung von Absendern in Kategorien, die Vorschläge „öffnest du so gut wie nie“ und die Erkennung von Abo-Kosten passieren automatisch, haben aber keine rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung für dich (keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO).